Herramientas útiles para tu negocio

En esta era digital es indispensable el uso de herramientas que ayuden al mejor control de tu negocio.

En esta ocasión haré un recorrido por algunas herramientas que te ayudan en algunos de los procesos del día a día de tu negocio. Te diré sus funcionalidades, beneficios y costos.

Es posible que ya estés utilizando algunas de ellas, otras las conocerás y el  objetivo es que te sean de gran utilidad para la operación de tu empresa. 

Aunque puede haber versiones gratis, deberás evaluar el costo – beneficio de pagar una suscripción ya que puede ser el catalizador para el crecimiento de tu compañía.

Comunicación Interna

Slack

https://slack.com/

Es una herramienta que te permitirá estar en contacto con tu equipo de trabajo, ya sea desde tu computadora o desde tu teléfono. Puedes enviar mensajes directos o bien crear canales para un propósito específico y dondesolamente estén los participantes que son necesarios. También te permite compartir prácticamente cualquier tipo de archivo sin restricción de peso.

En lugar de utilizar el correo electrónico, en Gestionix usamos esta herramienta para comunicarnos entre todos los que colaboramos en la compañía. Con ello obtenemos un nivel de respuesta inmediato y el flujo de comunicación se optimiza.

Otra gran ventaja que tiene Slack es que puede integrarse con otras aplicaciones lo cual hace más fácil tu flujo de trabajo y te permite tener procesos muy bien estructurados.

Hay una versión gratis, donde la principal restricción es que solamente podrás observar los últimos 10 mil mensajes entre tus colaboradores. Posteriormente los precios van entre 6 y 15 dólares por usuario activo.

 

Whatsapp

https://www.whatsapp.com/

No hay mucho que explicarte de esta herramienta, la usas todos los días.

Paulatinamente ha incrementado sus funcionalidades y es una muy buen medio de comunicación. Empezó siendo una aplicación que solo servía en los móviles, y ahora ya lo puedes tener “instalado” en tu computadora.

Igualmente puedes compartir archivos, aunque hay algunas extensiones que no son permitidas, sin embargo, es bastante funcional para trabajar.

El costo puede ser cero, pero un inconveniente es que se puede mezclar lo laboral con lo personal y eso afectar tu flujo de trabajo.

 

Almacenar y Compartir Archivos

Dropbox, Google Drive y One Drive son los principales jugadores que ofrecen esta funcionalidad.

Las 3 herramientas prácticamente hacen lo mismo, es decir, te permiten el almacenamiento de archivos en la nube, compartirlos para su descarga o para editarlos.

No tengo duda que has utilizado cualquiera de estas 3 aplicaciones, y seguramente ha hecho más fácil el trabajo en equipo y el poder acceder a tu información desde cualquier dispositivo y donde quiera que te encuentres.

Dado que las 3 ofrecen las mismas funcionalidades, lo que debes considerar es cuanto espacio de almacenamiento gratis te ofrece cada uno.

Dropbox te ofrece 2 GB totalmente gratis y la oportunidad de incrementar 50 megas por cada persona que recomiendas para que utilice la herramienta. Si pagas 10 dólares al mes tendrás 1 TB de almacenamiento, y existe otro plan de 20 dólares al mes que te da opciones avanzadas.

Google Drive, si tienes una cuenta de correo electrónico de gmail entonces podrás disfrutar de 15 GB de almacenamiento gratis.

One Drive con el simple hecho de tener una cuenta de correo electrónico @Hotmail, @Outlook, @Live o @Msn, tienes gratis 5 GB de almacenamiento. Pero si contratas una cuenta de Office 365 podrías tener hasta 1 TB de almacenamiento. Los precios de Office van desde los 1,700 en adelante.

Atención a Clientes

Whatsapp Business

https://www.whatsapp.com/business/

 

 

Sí, hace un par de semanas Whatsapp anunció una versión enfocada en PyME’s, ya disponible en México de forma gratuita, aunque por lo pronto solo disponible para Android.

La aplicación es muy parecida a la que ya conoces, pero podrás dar servicio de asistencia a tus clientes, con la ventaja de que ya dominas la aplicación. Aquí las principales funcionalidades que obtendrás al utilizarla:

  • Puedes crear el perfil de tu empresa, poniendo tu ubicación o tu página de internet
  • Podrás medir cuantos mensajes han sido leídos por tus clientes
  • Configurar mensajes automáticos para que sea más fácil el responder preguntas frecuentes
  • Habrá una certificación de que tu cuenta es la oficial, para que tus clientes tengan confianza para este medio de contacto
  • Si cuentas con un teléfono de doble SIM podrías tener el mismo los dos servicios de whatsapp
  • También hay versión para computadora, lo que hace más fácil su manejo
  • Por supuesto que esta versión vendrá “cargada” de emoticones que podrás expresar a tus clientes

 

Intercom

https://www.intercom.com/

Esta herramienta es más completa ya que en un solo lugar podrás enviar mensajes a tus clientes o prospectos y por otro lado recibir sus mensajes para atender sus dudas o necesidades. Adicionalmente, podrás elaborar y publicar artículos de ayuda que servirán para ahorrar tiempo en la enseñanza del uso de tu producto a tus clientes.

Esta es la herramienta a través de la cual nos comunicamos todos los días con los usuarios de Gestionix, siendo de gran utilidad y nos permite tomar decisiones basadas en estadísticas reales.

Lamentablemente no tienen una versión gratis, pero como lo dije al principio, vale la pena analizarla a fondo para determinar si el beneficio obtenido supera al costo de la herramienta.

 

La siguiente semana analizaremos otras herramientas que resuelven otro tipo de procesos dentro de la operación de una empresa, como videoconferencias, CRM, envío de correos electrónicos de forma masiva, etc.

Por lo pronto, puedes empezar a probar las que te presenté en este artículo esperando que modifiquen positivamente tu forma de trabajo.

 

 

Las 6 tareas infaltables para prevenir un fraude en tu negocio

Un ambiente de control interno está basado en políticas y procedimientos implementados para garantizar la adecuada operación de la empresa.

Dentro del control interno la contabilidad juega un papel primordial ya que esta sirve para la toma de decisiones; la contabilidad debe contar con precisión, veracidad y oportunidad.

Sin registros contables precisos, no se pueden tomar decisiones financieras correctas.

 

Los procedimientos de control interno en contabilidad se pueden dividir en seis categorías, cada una diseñada para prevenir fraudes e identificar errores antes de que se conviertan en problemas, hablemos de esas categorías:

1. Segregación de funciones

La segregación de funciones implica dividir la responsabilidad de la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Con estas tareas separadas existen menores posibilidades de que un solo empleado cometa actos fraudulentos. Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más personas o requerir que tareas críticas sean revisadas por los compañeros de trabajo puede servir para el mismo propósito.

2. Controles de acceso

Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema. Al mismo tiempo, proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias. El seguimiento a los accesos también puede servir para evitar intentos de acceso fraudulento.

3. Auditorías Físicas

Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventarios, materiales y herramientas. El recuento físico puede revelar discrepancias ocultas en los saldos de las cuentas contables. El conteo de efectivo en los puntos de venta se puede hacer diariamente o incluso varias veces por día. Para verificaciones más grandes como el inventario de mercancías o activo fijo se deberán realizar conteos manuales, estos pueden realizarse con menos frecuencia, tal vez en forma anual o trimestral.

4. Documentación

La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras, como facturas, solicitudes internas de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje, puede ayudar a mantener la consistencia de los registros a lo largo del tiempo.

5. Conciliaciones

Las conciliaciones contables garantizan que los saldos del sistema contable coincidan con los saldos de las cuentas de terceros, incluidos bancos, proveedores y clientes de crédito. Aunque podría parecer una duplicidad de trabajo, es conveniente realizarlo para cruzar información y confrontar cualquier diferencia observada.

6. Límites de aprobación

Exigir que gerentes o directores autoricen cierto tipo de transacciones conlleva una responsabilidad de los registros contables demostrando que las transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades correspondientes. Exigir aprobación para grandes pagos y gastos puede evitar que empleados malintencionados realicen grandes transacciones fraudulentas con fondos de la compañía.

Debes considerar la importancia de llevar contabilidad en tu negocio ya que te permitirá contar con información para tomar decisiones y conseguir tus objetivos planteados. Además de esto, la contabilidad te proporciona una guía del comportamiento operativo de tu empresa pudiendo hacer los cambios de estrategia en caso de ser necesario.

Una vez teniendo la contabilidad implementada se deben de considerar las 6 tareas infaltables de control interno que mencionamos ya que estas te permitirán prevenir fraudes así como eliminar vicios o malas intenciones de tus colaboradores.

El uso de estas tareas no es exclusivo de las grandes empresas, por el contrario, si las aplicas desde un inicio estarás brindando las bases para hacer crecer tu empresa.

Colaboración de:

Alejandro Lafont

alejandrolafont@icloud.com

Los 5 pasos para vender cualquier cosa

Me ha funcionado toda la vida sin estar plenamente consciente. Lo mismo me ha funcionado para conseguir el trabajo que siempre quise, que para la venta de soluciones complejas para clientes multinacionales.

Ahora que tengo un equipo de ventas a mi cargo es cuando trato de poner esto en una forma que pueda transmitir a mi equipo que es lo que me ha funcionado. Actualmente el modelo está a prueba con el mercado de los pequeños negocios.

El proceso en realidad es bastante simple y consta de 5 pasos:

 

  1. Identificar la motivación del prospecto
  2. Confirmar que entendemos lo que quiere lograr
  3. Presentar el producto/servicio
  4. Aclarar dudas sobre cómo ayudarle a lograrlo
  5. Cerrar la venta

El punto de partida es el siguiente: Reconocer que nadie va a comprar algo que no quiere.

Dicho de otra forma, en positivo, la venta la ganará quien se tome la molestia de entender que es lo que la otra persona quiere y ayudarle a obtenerlo.

Suena bastante obvio y básico, pero aun así la mayor parte de los vendedores lo hace mal. La mayoría comienzan a describir el producto como si supieran que es lo que uno quiere y este es el principal problema para el vendedor.

Creen que entienden y casi siempre fallan… por eso quieres dejar de escucharlos tan pronto empiezan a hablar y algunos (los supuestamente mejores) incluso son arrogantes. No digo que no se pueda vender de esta forma, simplemente es menos efectivo para ambas partes. Es el origen de la mala reputación que tienen los vendedores.

¿Cómo vas a ayudarme si no entiendes lo que necesito?

Por eso el primer paso es identificar la motivación del prospecto. Las personas compran productos por lo que el producto hace por ellos. No confundir el producto con la motivación. El cliente compra porque es algo que quiere y nuestro trabajo es averiguar que es ese algo.

¿Cómo lograrlo? Preguntando y escuchando. Si la mayoría de los clientes pudieran saber/explicar que es lo que quieren, preguntarles directamente “¿Cuál es tu motivación?” sería suficiente. Pero la mayoría no podemos explicar con claridad que es eso que queremos.

Tienes que irlo averiguando con una serie de preguntas hasta que lo lleves a la superficie. La manera más fácil que encuentro para abordar esto es simplemente teniendo un interés genuino por ayudar al prospecto.

Dos formas en que la interacción vendedor/comprador se da:

Independientemente de cuál de las dos, el proceso NO cambia.

1) Cuando el prospecto viene a nosotros

Es más fácil con un ejemplo, supongamos que nosotros vendemos software para la administración del negocio y Juan llega a nuestra página. Si le preguntamos “Juan, ¿cuál es la necesidad principal que quieres resolver con el sistema?”. Su respuesta puede ser: facturación, inventarios, control de ventas, ver cómo va su negocio sin estar ahí. Si dice inventarios, nos concentramos en entender exactamente el problema. Qué tipo de productos vende, cual es la consecuencia del problema, como lo aborda actualmente, etc.

2) Cuando nosotros buscamos al prospecto.

Si el caso fuera que el cliente no vino a nosotros, la conversación iniciaría diferente. Aquí tenemos que iniciar con un tema que esté relacionado con lo que hacemos. Por ejemplo, si vas a una convención de negocios donde vas a conocer gente nueva donde hay soluciones de todos tipos, podrías iniciar preguntando: “Juan, nuestro sistema es para administrar el negocio, pero no sé si pueda servirte. Muchos de nuestros clientes quieren saber cómo va el negocio sin estar físicamente ahí. Pero no sé de qué es tu negocio, ¿puedo robarte unos minutos para entender cómo lo administras actualmente?”

La mayoría de los vendedores dice algo así como “Juan, nuestro sistema de administración es perfecto para ti porque xyz y tiene módulos de a,b,c,d, está en la nube y no cobramos por bla bla bla”. Sin saber qué es lo Juan está buscando corres el riesgo de perder su atención hablando de a,b,c y d cuando lo único que le interesaba era d.

Si el cliente tiene un problema, le ayudas a desmenuzarlo y, si además tienes la solución, tu probabilidad de éxito se incrementa considerablemente.

Además, si haces las preguntas de esta forma, la efectividad sube porque automáticamente discriminas a quien no puedes ayudarle. Si resulta que el problema del cliente es X y tu producto no resuelve X, lo descartas inmediatamente y enfocas tu tiempo y energía en los que si puedes ayudar.

Desde la perspectiva del prospecto, él percibe tres cosas:

  • Humildad. Nadie sabe más de su negocio que el mismo.
  • Interés genuino. Estas intentando entender más sobre su situación.
  • Su criterio. Sabe que, si entendiste bien, entiendes sus condiciones para la venta.

Esos tres puntos, hacen que el prospecto no se sienta a la defensiva. Es una conversación relajada, sin conflictos ni tensión. Favorece a que la conversación suceda. Se trata de que nos diga que le gustaría que no tiene ahora. A la mayoría de los clientes les gusta hablar de su negocio.

¿Cómo ponerlo en práctica?

Comienza con formular las preguntas de acuerdo con tu producto/servicio/industria. Prepara:

  • Un texto con el que te sientas cómodo para la iniciar la conversación.
  • Una lista de preguntas dependiendo de lo que tu producto resuelve.

Si tienes problemas para generar las preguntas, comienza por identificar porque alguien compraría tu producto. Las preguntas puedes agruparlas por categoría y usarlas en función de la respuesta de cada prospecto.

Identificar es el paso más importante para la venta y los demás pasos dependen de hacer este correctamente.

Cuando creas que ya sabes que necesitas hacer para vender, entonces y sólo entonces, estás listo para el siguiente paso, que dejaremos para la segunda parte.

 

Tu empresa es rentable… ¿pero a veces no te alcanza?

Encuentra cómo solucionar los problemas de liquidez con el caso de una ferretería.

 

En 2016, una empresa de ferretería me invitó a desarrollar un proyecto para acelerar su crecimiento. Uno de los dueños me contaba que querían invertir en crecer su empresa porque ésta seguía generando utilidades, “a pesar de la crisis económica y del decrecimiento en las ventas”. Enseguida, me mostró el siguiente resumen: 

El otro dueño agregó: “Como ven la utilidad va bien; pero necesitamos ver cómo aumentar las ventas. Estamos pensando en comprar un nuevo almacén para tener más variedad y cantidad de productos y evitar perder ventas cuando nos piden un producto y no lo tenemos, necesitamos que nos ayuden a determinar el inventario óptimo de productos y las capacidades del nuevo Almacén. “

Sin embargo, les dije que no se podía pensar en el crecimiento sin conocer a claramente la situación financiera de la empresa que no basta con saber que una empresa cobra y paga cuentas a tiempo y obtiene utilidades, es necesario asegurar que tienen los medios para su sostenibilidad en el tiempo. Los convencí de permitirme realizar un análisis de algunos indicadores financieros clave, y reunirnos de nuevo para revisar los resultados y decidir si la inversión en el nuevo almacén debía ser la prioridad de la empresa.

Tras evaluar el punto de equilibrio financiero, nos dimos cuenta de un fuerte problema de falta de liquidez en la empresa. Varios meses la operación de la empresa no alcanzaba el punto de equilibrio, lo cual resolvía gracias a préstamos realizados por otras empresas de los dueños. Sin estos préstamos, la empresa se iría a la quiebra; pero estos subsidios no eran sanos para ninguna de las empresas. Cuando revisamos las causas de estos problemas encontramos dos problemas principales:

a. El inventario era extremadamente alto (mayor a 180 días de inventario) y la proporción de capital de trabajo respecto a las ventas era 6 veces mayor que el mercado, lo que representaba un costo de oportunidad enorme al no poder transformar ese dinero en efectivo y no poder invertir ese dinero en otros rubros que ayudaran al crecimiento de la empresa.

b. El ciclo de conversión de efectivo era muy lento (352 días), lo que contribuía a no convertir el dinero a efectivo a la velocidad necesaria para pagar las deudas propias de la operación durante el año.

Tras presentar las conclusiones a la empresa, en vez de continuar con la prioridad de construir el nuevo almacén, primero se enfocaron en resolver sus problemas con el inventario y con el ciclo de efectivo. Las acciones que presentamos para lograrlo fueron:

a. Acciones para reducir costo financiero del inventario

1) Identificar productos obsoletos.

2) Identificar los productos relevantes para la empresa y los que no son relevantes. Comúnmente, la relevancia de un producto se evalúa por su contribución a las ventas, a la rentabilidad, su potencial de crecimiento y el nivel de dependencia de los clientes del producto.

3) Crear paquetes de productos que incluyan productos relevantes de alto crecimiento y alta rotación con otros productos de menor rotación; pero de alta relevancia para la empresa y que generen un beneficio adicional a los clientes .

4) Generar un proceso de descatalogación y plan de salida de inventarios obsoletos y de productos no relevantes.

5) Establecer política de inventarios por producto relevante para mantener niveles óptimos (no más, ni menos)

6) Establecer objetivos para compras de nuevos productos (contribución a ventas y rentabilidad, tasa de crecimiento).

b. Acciones para reducir días del ciclo de conversión a efectivo

1) Enfocar promociones y esfuerzo comercial en productos relevantes con mayores tasas de crecimiento y con alto potencial de crecimiento.

2) Identificar los clientes con mayores cuentas por cobrar y darles incentivos para pagar rápidamente.

3) Generar política de ventas a crédito para definir claramente los objetivos de crédito (montos y plazos por categoría de productos y/o tipos de clientes), que contribuyan a mejorar la liquidez sin afectar las ventas.

4) Establecer comisiones para cobradores de deuda que premien los montos recuperados y castiguen los días que tarda la recuperación de la deuda no cobrada, incentivando los pagos puntuales y a menor tiempo.

5) Generar política de compras a crédito para definir claramente los objetivos de crédito (montos y plazos por categoría de productos y/o proveedores), que contribuyan a mejorar la liquidez sin comprometer la relación con proveedores y la operación del negocio.

Recuerda que además de evaluar los indicadores para tu negocio, siempre es útil evaluar los indicadores por unidad de negocio, sucursal o por categoría de productos para descubrir quiénes contribuyen mejor al crecimiento sostenible de tu negocio y quiénes tienen más problemas que necesitas solucionar. Algunos otros indicadores importantes para evaluar la salud financiera de tu empresa son: Margen grueso (MG), Razón circulante (RC), Razón de liquidez (RL), Retorno sobre activos (ROA), Retorno sobre activos netos (RONA), Retorno sobre el capital (ROE), Proporción del valor económico agregado respecto a las ventas (EVA1).

Si quieres más información sobre cómo calcular estos indicadores o sobre otros temas para ayudar a crecer tu empresa, déjanos tus preguntas en nuestra sección: Pregúntale al Capi.

 

En colaboración con: Sonia Realpe

(soniarealpe@gmail.com)

Recupera más del 80% de tus clientes perdidos

Aprende a evitar que se vayan tus mejores clientes en 3 pasos, con el caso de una empresa que recuperó al 85% de sus clientes perdidos.

1) Conoce a tus mejores clientes

Comienza por definir qué hace que un cliente sea mejor que otro para tu negocio. Frecuentemente, las empresas utilizan criterios como el porcentaje que tiene un cliente dentro de las ventas totales, la rentabilidad de cada cliente comparada con un objetivo, el potencial de ventas que pueden lograr con los clientes, etc. Lo importante, es tomar 1 o 2 criterios para clasificar a tus clientes en clientes de alto valor y clientes de bajo valor con el fin separar los clientes que más te interesa cuidar o desarrollar de los clientes que no requieren tu esfuerzo.

Cuando asesoré a una empresa mediana de fabricación de alimentos sobre su estrategia comercial, el primer punto del cual se dio cuenta fue que durante los últimos 2 años, solamente el 11% de sus clientes habían contribuido con el 94 % de sus ventas. Desde entonces, sus esfuerzos comerciales se enfocaron en cuidar, desarrollar y recuperar a este grupo de 11% del total de sus clientes que representan sus clientes de alto valor, con el objetivo de incrementar sus ventas con mayor rapidez.

2) Identifica a tus clientes en Riesgo y en Abandono

De forma natural, la relación de los clientes con una empresa tiende a comportarse conforme a lo que se conoce como ciclo de vida del cliente. Los clientes inician su relación mediante la primera compra que realizan, posteriormente van desarrollando la relación conforme incrementan el número y valor de sus compras, hasta que llega un momento en que por razones fuera del control de la empresa (edad del cliente, evolución de la empresa cliente, etc.) o por razones que podría controlar la empresa (atención comercial, servicio, calidad, financiamiento, precio, etc.) comienza el declive en ventas hasta que el cliente abandona la relación con la empresa.

Considerando este ciclo de vida del cliente, es importante que sepas en qué etapa están tus clientes para poder tomar las acciones más adecuadas con ellos. Para lograr esto, es necesario establecer reglas de negocio que definan cuándo un cliente entra en cada etapa. En este artículo en particular, nos enfocamos en las etapas del cliente en “riesgo” y “abandono”.

Regresando al caso de la empresa

de fabricación de alimentos,  se decidió definir un cliente en estado de abandono como un cliente que tenía 6 meses sin generar un pedido. Cuando revisaron las etapas en las que estaban los clientes que habían realizado compras durante los últimos 2 años y pertenecían a su grupo de mayor valor, se dieron cuenta de que 20% de sus mejores clientes estaban en estado de abandono. Inmediatamente tomaron acciones enfocadas a recuperar a estos clientes.Recuerda que tú defines las reglas para tu negocio, lo importante es que sean reglas sencillas y claras para identificar a los clientes que entran en riesgo de abandono, con el fin de prevenir el abandono, y para identificar a los que entran en estado de abandono para recuperar clientes.

3) Acciones para Reducir el Abandono

En el caso de la empresa de fabricación de alimentos, después de entrevistarse con los clientes perdidos y ofrecerles nuevas condiciones comerciales y surtido de productos especiales, recuperaron el  85% de los clientes perdidos, es decir, 17% de los clientes totales, lo que significó para ellos una recuperación de 14% en el valor de las ventas de los clientes de alto valor.Aquí tienes algunos consejos para prevenir el abandono de tus clientes y/o recuperar los clientes que ya has perdido:

A. Llama inmediatamente a tu cliente para entender las razones por las cuales ha reducido su nivel de compras o ha dejado de comprar.

B. Frecuentemente, la falta de atención comercial resulta ser el motivo de la pérdida de ventas. Si este es el caso, genera un plan que asegure la atención comercial periódica, de acuerdo con las necesidades de tus clientes. Una herramienta de CRM te puede ayudar a solucionar este problema.

C. Identifica si existen razones que tu empresa pueda controlar directamente, como son el servicio post-venta, el precio, financiamiento, calidad, variedad, oferta de la competencia, entre otros, y presenta una propuesta de solución a tu cliente, con el respaldo de tu compañía. Por ejemplo, a veces un competidor entra con una nueva oferta de precio en tu cliente, y frecuentemente tú puedes mejorar la oferta, brindando un mejor precio, o mejor aún, dando un valor agregado que sea relevante para tu cliente y que tu competidor no pueda dar, como garantía de entrega, tiempo de atención, asesoría, publicidad, etc.

D. Identifica si existen razones que tu empresa no pueda controlar directamente, como son el cambio en las necesidades del cliente, y si se trata de un cliente de alto valor para tu empresa, programa una reunión con tu cliente para escucharlo y entender sus nuevas necesidades. Frecuentemente, pueden existir otros productos o servicios que ofrece tu empresa y que no conoce tu cliente, con los cuales podrías seguir manteniendo una relación comercial. En algunos casos, se puede justificar realizar una inversión en tu empresa para comenzar a vender un producto o servicio a un cliente, si se trata de una oportunidad rentable para tu cliente y tu empresa. Por ejemplo, es común ver detallistas que cambian de distribuidor porque encuentran uno nuevo que les ofrece una nueva línea de productos con alta demanda además de los productos que ya les ofrecía su distribuidor anterior. Para no tener que manejar dos proveedores, el detallista decide reemplazar por completo al distribuidor anterior por el nuevo. Este cambio se podría evitar si el distribuidor inicial, incluyera esta línea de productos dentro de su catálogo con algún beneficio adicional como una mejor marca, precio, mejores condiciones comerciales, entre otras.

Recuerda que los clientes son los activos más valiosos para tu empresa y, también, son los más difíciles de conseguir. Si quieres encontrar las respuestas de cómo crecer tu negocio, comienza a pensar en tus ventas por cliente y cómo las haces, no solo en las ventas por producto. Tus clientes son quienes compran tus productos, difícilmente los productos se venden por sí solos. Así que empieza a utilizar los tres pasos: (1) conoce mejor a tus clientes, (2) identifica tus clientes en riesgo y perdidos e, inmediatamente, (3) toma acciones para satisfacer las necesidades de tus clientes en constante evolución.

No olvides dejarnos tus preguntas sobre este y otros temas para ayudarte a crecer tu negocio en nuestra sección “Pregúntale al Capi”.

 

 

 

 

 

 

Esto es lo que hicimos para crecer 57% en tres meses ¿Cuánto crecerá tu negocio?

Esta técnica me gusta porque aplica sin importar el giro del negocio y porque puedes hacerlo con los recursos que ya tienes. Está diseñada para que puedas cerrar más ventas.

Hay dos variables para hacer crecer un negocio:

  1. Cuántas oportunidades puedes generar
  2. Cuántas oportunidades puedes convertir en venta

En realidad, tu equipo comercial sufre una transformación de fondo. Cambia de enforcase en vender a visualizarse del lado del cliente.

Una vez que estas del lado del comprador, todo se ve diferente. Es como cuando vas a comprarte un coche… ya sabes cual vas a comprar, pero todavía no lo compras. De pronto empiezas a ver que hay por todos lados y ¡hasta del mismo color! No es que todo el mundo el día anterior fue a comprarlo, sino que ahora estamos atentos.

Poniéndote en los zapatos del cliente: La metodología SPIN

Diseñada por Neil Rackham, se publicó en 1988 en su libro SPIN Selling. El método propone 4 tipos de preguntas, que lo que hace, es cambiar nuestro enfoque para centrarnos en el cliente. Lo que hoy suena como “Customer-centric” en realidad no es nuevo.

Lo que descubrió Neil, después de monitorear 35,000 llamadas con expertos en ventas es que depende de la calidad de las preguntas si la venta se cierra o no.

Estas preguntas, en orden, incrementan la posibilidad de cerrar la venta. Las preguntas son la guía de una conversación no de un interrogatorio.

#1 Preguntas de Situación (S).

Son preguntas que nos ayudan a dar contexto. Son para obtener información que necesitamos y que no conseguimos investigando a nuestro prospecto antes de hablar con el.

#2. Preguntas Problema (P).

Si el cliente está consciente que tiene un problema que debe solucionar tienes mucha más probabilidad de que te de la atención que necesitas para cerrar la venta. Estas preguntas tratan de descubrir qué es lo que le está causando dolor o incomodidad al prospecto.

Son pocos los clientes que tienen bien identificado su dolor o bien enlistan muchos dolores. Si no saben o son muchos, difícilmente van a hacer algo por resolverlo.

Estas preguntas tienen como objetivo identificar esa “necesidad principal” que tienen que resolver y discriminar el resto.

#3 Preguntas de Implicación (I)

El objetivo de este tipo de preguntas es que el prospecto se interese por resolver el problema que identificó. Casi siempre ven únicamente la punta del iceberg. Ésta es la etapa más importante del proceso.

Si hacemos las preguntas adecuadas en esta etapa, el cliente se dará cuenta por sí mismo de las consecuencias y del impacto que tiene no resolver el problema. Si queremos que considere seriamente nuestra solución, tiene que saber la magnitud.

#4 Preguntas Need-Payoff (N)

Lo dejé sin traducir porque ya no cuadraría la N. Pero son las preguntas que ayudan a visualizar la recompensa y qué sería diferente con el problema resuelto. Da al prospecto una referencia de que tan valiosa es la solución.

La clave de estas preguntas es que, si las hacemos correctamente, el mismo prospecto nos dirá como es que nuestra solución puede ayudarle y en automático será más receptivo a nuestra solución.

Una pregunta tras otra tiene como objetivo avanzar en el ciclo de ventas y van en este preciso orden.

Ponlo en práctica

Notarás que está técnica efectivamente te pone en los zapatos del cliente. Cambia de una conversación típica de ventas a un genuino interés por ayudarle a resolver el problema. No es sorpresa que mejore la efectividad.

Tienes que invertir tiempo a pensar en las preguntas que funcionan para tu negocio y luego ponerlas a prueba con prospectos reales. No descartes ninguna de tus preguntas hasta que al menos las hayas probado 5 veces.

Te dejamos un ejemplo de como son las preguntas que utilizamos en Gestionix.

(S)ituación

Gestionix:            “¿De qué es tu negocio?”

Prospecto:          “Ferreterías”

Gestionix:            “¿Tienes sucursales?”

Prospecto:          “Si, tengo cuatro”

Gestionix:           “¿Ya utilizas algún sistema?

Prospecto:          “Si, uno hecho a la medida”

(P)roblema

Gestionix:           “Cuál es el problema principal que quieres resolver?”

Prospecto:          “El SAT cambió la facturación y no tengo como generar facturas en la nueva versión.”

(I)mplicación

Gestionix:           “¿Qué implica para ustedes modificar su sistema actual?”

Prospecto:         Se nos fue el programador y nadie entiende lo que dejaron construido. No nos da tiempo de contratar a alguien más y facturar a tiempo. No queremos problemas con la autoridad.

Gestionix:           “¿Tienen que hacer ese cambio en todas las sucursales?”

Prospecto:          “Si, y no están en la misma ciudad”

Gestionix:           “Si tienen fallas con el sistema, quien le da mantenimiento”

Prospecto:         “No hemos tenido fallas afortunadamente, pero nos tiene preocupados porque no tenemos quien le de mantenimiento y cualquier día puede pasar”

Gestionix:           “¿Cómo saben las existencias de los productos, el sistema lleva inventarios?”

Prospecto:         “Primero consultamos las ventas por Teamviewer en cada sucursal. Luego bajamos un archivo que le pasamos al gerente. Él junta en Excel todos los archivos y calcula las diferencias contra las compras, nos toma 2 horas todos los días. No sabemos las existencias, solo las ventas. Hacemos recuento de inventarios una vez al mes”

(N) Need-payoff

Gestionix:           “En Gestionix podemos ayudarte. Nuestro sistema está en la nube, por lo que tu información está siempre disponible. Como no se instala en tu equipo, nosotros podemos empujar las actualizaciones sin que alguien tenga que ir a las sucursales. El sistema siempre está actualizado”.

Prospecto:         “Eso quiere decir que me ahorro los gastos del programador y de los viáticos. Además, podríamos consultar las ventas de cada sucursal desde la matriz. Los gerentes pueden aprovechar el tiempo para revisar las ventas y planear las promociones y nosotros hacer los resurtidos desde acá”.

Como puedes ver, no son preguntas sofisticadas y si tienes la firme convicción de ayudar al prospecto incluso son fáciles para cualquier persona. En este caso el prospecto venía por facturación, pero en el camino descubrimos cual era la causa, como impactaba y de qué manera podemos ayudarle mejor. Si no hubiéramos hecho esto, muy probablemente hubiéramos perdido la oportunidad, porque nosotros no competimos en facturación. Y las preguntas hubieran sido “cuantos folios necesitas y este es el precio”.

Les recomiendo dediquen tiempo con su equipo comercial y se lo tomen en serio. Los resultados para nosotros fueron muy buenos, a lo mejor para ti son todavía mejores.

¿Porqué muchas empresas viven menos de 1 año?

Es normal que a las compañías se les presenten circunstancias que en principio se visualicen como grandes oportunidades de crecimiento. Sin embargo, para aprovecharlas y no poner en riesgo el negocio es necesario contar con la infraestructura adecuada, en términos de políticas, procedimientos, personal suficiente y calificado, gobierno corporativo, capacidad operativa, etc.

Algunos empresarios, sobre todo de empresas familiares, tienen la idea de que el hecho de incrementar las ventas es sinónimo de mayor rentabilidad. Pero si la compañía carece de algunas de las habilidades mencionadas anteriormente el resultado puede ser totalmente opuesto al crecimiento. De acuerdo con el INEGI (2015), 36% de las empresas cierran operaciones durante el primer año.

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Cuidado con las pequeñas empresas, ahora el rápido vence al lento.

Hace unos cuantos años el escenario era completamente diferente. La brecha entre las tecnologías de las grandes empresas y las que usan las Pymes era enorme. Hoy, la historia es diferente porque el acceso a internet habilita las aplicaciones en la nube y prácticamente borran la brecha. Por primera vez las Pymes están en mejores condiciones que las empresas grandes.

Les cuento como sigue siendo el proceso tradicional para una gran empresa:

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